Leuk dat je aan de slag gaat met SmartLockr versie 4! Vanaf nu heet de software ook SmartLockr; AttachingIT is de naam voor versie 3.

 

Allereerst: 

• Maak je nog gebruik van AttachingIT (versie 2 of 3)? Dan dien je deze eerst te verwijderen. De licentiegegevens van deze versie werken namelijk niet met versie 4. Je kunt wel binnen je contract gratis upgraden naar de nieuwe versie. Neem hiervoor contact met ons op.

 

Eerste keer opstarten van de plug-in:

Als de software staat geïnstalleerd en je opent Outlook weer, dan kun je inloggen met je Office 365-account. Wanneer wij je Azure AD Tenant ID krijgen, dan kunnen we het koppelen aan je eigen Azure Active Directory. Deze ID vind je in het Admin Center van je Azure Active Directory

Als je geen Office365-account hebt of geen Azure AD Tenant ID, dan kun je inloggen met je e-mail adres. Je wordt vervolgens door een sign-up proces geleid.

Vervolgens worden deze gegevens opgeslagen op je computer, zodat je niet meer opnieuw in hoeft te loggen, ook niet bij een herinstallatie. 

Inlogscherm: 

 

Beheerportaal:

Het Beheerportaal is in versie 4 heel erg uitgebreid. Zo kun je op deze plek "Users" beheren: dit is een soort adresboek met namen, e-mailadressen én telefoonnummers die nodig zijn voor Multifactor Authenticatie. Zodra ontvangers hierin staan zal er dus bij het bevestigingsscherm niet meer om deze gegevens gevraagd worden. In het bevestigingsscherm kan men overigens altijd nog personen toevoegen met e-mailadres en telefoonnummer. Deze komt dan in het adresboek erbij.  

 

Aan de slag met de Outlook plug-in:

Binnen Outlook zie je nu twee nieuwe icoontjes erbij staan:

 

Nieuw beveiligd bericht:

Bij een nieuwe beveiligde mail verzenden ziet je e-mail er als volgt uit:

Nieuw in dit scherm:

• Links zit een knop om de software eventueel aan en uit te zetten.
• Rechts zit een tandwieltje waar je instellingen kunt doen. 

 

Instellingen:

 

• Multifactor beveiligd kanaal
  Deze functie zorgt ervoor dat er wordt gevraagd om een telefoonnummer van de ontvanger. De ontvanger ontvangt vervolgens een code op zijn telefoon ter verificatie*. Na versturen heb je de mogelijkheid om het bericht of bijlagen per persoon in te trekken.

• Wachtwoord beveiligd kanaal
  Met Wachtwoord Authenticatie krijgt de ontvanger niet direct een wachtwoord, maar zal de ontvanger, na het openen van de e-mail, ter plekke een wachtwoord kunnen genereren die 30 minuten geldig is.
  Wanneer je naar meerdere ontvangers een bericht stuurt, krijgt dus ook een ieder zelf de mogelijkheid een wachtwoord te genereren. Na versturen heb je de mogelijkheid om het bericht of bijlagen per persoon in te trekken.

• Open kanaal
  Met een open kanaal ontvangt de ontvanger een link om de e-mail of het bestand te downloaden. Je kunt deze optie gebruiken voor bestanden die geen privacy-gevoelige informatie bevatten. Achteraf kun je alleen de link intrekken.

 *als een telefoonnummer niet bekend is in het systeem, zul je in het bevestigingsscherm de mogelijkheid krijgen een telefoonnummer toe te voegen. Als deze eenmaal is toegevoegd, dan komt deze in het "adresboek" van de organisatie terecht, in het Beheerportaal. 

 

Beperkte toegang:

Een bestand is standaard 14 dagen beschikbaar (of langer wanneer je dit hebt afgenomen) en met deze knop kun je deze tijd korter maken. Ook kun je het maximaal aantal downloads dat per klant gedaan kan worden, hier instellen. 

 

E-mail versleuteling:

Dit houdt in dat je in Outlook zowel de bijlage als de tekst beveiligd verstuurt. Ontvangers zullen dan verwezen worden naar een online portaal waar ze de inhoud van de e-mail kunnen inzien. Ze hebben dan meteen de mogelijkheid om daar ook beveiligd te reageren.

 

Als je deze optie uit zet, dan worden alleen de bijlages beveiligd verstuurd. Je kunt dan in Outlook de inhoud van de e-mail gewoon zien. 

 

 

Bevestigingsscherm:

Als je op Verzenden klikt, krijg je het bevestigingsscherm dat uit 2 delen bestaat:

Eerst bevestig je de bijlages en daarna de ontvangers:

Wanneer de ontvanger nog niet bekend is, dan moet je, bij Multifactor beveiligd kanaal, het telefoonnummer invoeren:

Wanneer het telefoonnummer is ingevoerd, dan kun je op Verzenden klikken om de e-mail daadwerkelijk te verzenden.

Het bevestigingsscherm bij Wachtwoord beveiliging en Open kanaal bevat alleen bevestigingsvinkjes.

 

Blokkeren en traceren:

Wanneer je een e-mail hebt verstuurd, en deze staat in de Verzonden items, dan heb je bovenin de e-mail de volgende opties erbij:

• Via Tracking & Blocking kun je per ontvanger en/of per bestand tracking inzien en indien nodig blokkeren.
• De knop helemaal rechts fungeert als een "panic button" en hiermee kun je alle bijlage(n), voor alle ontvangers, met 1 klik blokkeren.

 

Tracking:

Klik op de knop Tracking en Blocking voor het volgende scherm:

• Hierin staan alle ontvangers van de e-mail
• Erachter kun je de tracking informatie van de bijlage vinden
• Helemaal rechts, bij de 3 puntjes kun je de ontvangers blokkeren

 

Als je doorklikt naar de tracking and bijlage-informatie, dan krijg je dit scherm:

• Bovenin zie je per stap wat de ontvanger heeft gedaan met de e-mail en bijlage.
• Je kunt zien hoe vaak het bestand gedownload is door deze ontvanger
• Je kunt de status zien van de download: je kunt namelijk met de puntjes achteraan het bestand blokkeren voor deze ontvanger of voor alle ontvangers. 
• Met de knop Previous ga je weer naar het vorige scherm