Leuk dat je aan de slag gaat met SmartLockr versie 4!  

Maak je nog gebruik van AttachingIT (versie 2 of 3)? Dan dien je deze eerst te verwijderen. De licentiegegevens van deze versie werken namelijk niet met versie 4. Je kunt wel binnen je contract upgraden naar de nieuwe versie. Neem hiervoor contact met ons op. (let op we maken met versie 4 gebruik van andere pakketten)

 

Eerste keer opstarten van de plug-in:

Als de software staat geïnstalleerd en je opent Outlook weer, dan kun je inloggen met je Office 365-account. Wanneer wij je Azure AD Tenant ID krijgen, dan kunnen we het koppelen aan je eigen Azure Active Directory. Deze ID vind je in het Admin Center van je Azure Active Directory.

Als je geen Office365-account hebt of geen Azure AD Tenant ID, dan kun je inloggen met je e-mailadres. Je wordt vervolgens door een sign-up proces geleid.

Vervolgens worden deze gegevens opgeslagen op je computer, zodat je niet meer opnieuw in hoeft te loggen, ook niet bij een herinstallatie. 

Inlogscherm: 

 

Aan de slag met de Outlook plug-in:

Binnen Outlook zie je nu een nieuwe icoon staan:

 

Nieuw beveiligd bericht:

Bij een nieuwe beveiligde mail verzenden ziet je e-mailvenster er als volgt uit:

Nieuw in dit scherm:

• Links zit een knop om de software eventueel aan en uit te zetten.
• Rechts zit een tandwiel waar je instellingen kunt wijzigen.

 

Instellingen:

• Een-factor-authenticatie: Met 1FA krijgt de ontvanger een wachtwoord (per e-mail) waarmee toegang kan worden verkregen tot het beveiligd bericht.
  
  
• Twee-factor-authenticatie: Met 2FA dient de ontvanger zichzelf via een *SMS code te authenticeren, voordat deze toegang krijgt tot het beveiligd bericht.
  
  

 *Als er geen telefoonnummer bekend is in het systeem, zul je in het bevestigingsscherm de mogelijkheid krijgen een telefoonnummer toe te voegen.

Beperkte toegang:

De link naar een bericht is standaard 14 dagen beschikbaar (of langer wanneer je dit hebt afgenomen). Via ''Beperkte toegang'' kun je de retentieperiode en het aantal keren dat het bestand gedownload mag worden inkorten.

 

E-mail versleuteling:

Dit houdt in dat je in Outlook zowel de bijlage als de tekst beveiligd verstuurt. Ontvangers zullen dan verwezen worden naar een online portaal waar ze de inhoud van de e-mail kunnen inzien. Ze hebben dan meteen de mogelijkheid om daar ook beveiligd te reageren.

 

 

Bevestigingsscherm:

Als je op Verzenden klikt, krijg je het bevestigingsscherm te zien dat uit 2 delen bestaat:

Eerst bevestig je de bijlagen en daarna de ontvangers:

Wanneer het telefoonnummer is ingevoerd (dit is alleen nodig bij 2FA) , kun je op ''Versturen'' klikken om de e-mail daadwerkelijk te verzenden.

Het invullen van een telefoonnummer is niet nodig bij het bevestigingsscherm ''Beveiligde bestanden'' (1FA) en ''Openbare bestanden'' .

 

Blokkeren en traceren:

Wanneer je een e-mail hebt verstuurd, en deze staat in de Verzonden items, dan heb je bovenin de e-mail de volgende opties erbij:

• Via Tracking & Blocking kun je per ontvanger en/of per bestand tracking inzien en indien nodig blokkeren.
• De knop helemaal rechts fungeert als een "panic button" en hiermee kun je alle bijlage(n), voor alle ontvangers, met één klik blokkeren.

 

Tracking:

Klik op de knop Tracking en Blocking voor het volgende scherm:

• Hierin staan alle ontvangers van de e-mail.
• Erachter kun je de tracking informatie van de bijlage vinden.
• Helemaal rechts, bij de 3 puntjes kun je de ontvangers blokkeren.

 

Als je doorklikt naar de tracking and bijlage-informatie, dan krijg je dit scherm:

• Bovenin zie je per stap wat de ontvanger heeft gedaan met de e-mail en bijlagen.
• Je kunt zien hoe vaak het bestand gedownload is door de ontvanger.
• Je kunt de status zien van de download: indien nodig kun je met de drie puntjes achter het bestandsnaam alles direct blokkeren voor alle ontvangers. 
• Met de knop ''Vorige'' ga je weer naar het vorige scherm.